يتساءل كثير من المهتمين بمجالات الإدارة والتشغيل عن كيفية إدارة التغيير وطريقة توظيفه لتعزيز موقف المنظمة ودعم قوتها واستدامتها. ويسعى الإداريون لدراسة نماذج تغيير ناجحة لمحاولة تطبيقها والاستفادة منها. وتُعتبر الإدارة اليابانية مثالًا ناجحًا للأداء والجودة لكل من أراد التطوير والتحسين، حيث يمكن استنباط ذلك من خلال النجاحات الهائلة للشركات اليابانية وجودة منتجاتها التي اجتاحت الأسواق العالمية بماركة تسويقية فريدة أصبحت التفضيل الأول للمستهلكين في مختلف دول العالم. ولا شك أن وراء تلك النجاحات فلسفة ومنهجية إدارية متميزة أكسبت المنتجات معدلات ثقة عالية جدًا في الأسواق.
وتعتمد الإدارة اليابانية على التغيير التدريجي، الذي يقوم على إدخال تحسينات بسيطة على الأداء الإداري وطرق الإنتاج، ورغم وصفها بالبسيطة إلا أنها مستمرة كما يشير إلى ذلك مصطلح «كايزن» أي «التحسين المستمر». ومع هذا الاستمرار تتحقق نتائج مذهلة لهذا التغيير على المدى البعيد.
وتقوم هذه الفلسفة على خمس خطوات أساسية تعرف بـ 5S، هدفها تحسين بيئة العمل وزيادة الكفاءة. وهذه الخطوات هي: الفرز، الترتيب، التنظيف، التوحيد، والاستدامة.
فأول الخطوات هي أن يقوم الإداري بعملية الفرز، وتعني التخلص من العناصر غير الضرورية في مكان العمل، والحفاظ فقط على الأشياء التي تُستخدم بانتظام لتقليل الهدر وزيادة الكفاءة. ثم الترتيب أو التصفيف، ويعني ترتيب الأدوات والمعدات بطريقة تسهّل الوصول إليها بسرعة وسهولة، والهدف هنا هو تنظيم المكان بما يتيح العثور على ما تحتاجه بسرعة.
ثم التنظيف، ويعني الحفاظ على مكان العمل نظيفًا ومرتبًا؛ فالنظافة تؤدي إلى تحسين الإنتاجية وتقلل من وقوع الحوادث أو الأخطاء. وتشمل النظافة أيضًا وضع معايير موحدة وإجراءات واضحة للحفاظ على مستويات التنظيم والنظافة.
بعد ذلك تأتي خطوة التوحيد، وتعني أن يضمن الإداري أن الجميع يتبع نفس العمليات، مما يحافظ على النظام والكفاءة ويقضي على الصراعات والتعارض.
وأخيرًا الوصول إلى الاستدامة، وهي عملية إدارية واقتصادية تعني الاستمرار بوتيرة معدلات الأداء المتزايدة، وتعزيز ثقافة الحفاظ على تطبيق المبادئ الخمسة 5S بشكل دائم، وليس في الوقت الذي نريده فقط. وهنا يجب أن يكون الالتزام بخطوات التحسين قاعدة لإدارة التغيير، حيث تتحول تدريجيًا إلى ثقافة عمل وتشكل جزءًا رئيسًا من سلوك العاملين اليومي لضمان التحسين المستمر الذي يحقق أعلى معدلات العائد
